Ben je weleens is een bedrijf of organisatie geweest waar er met Lean wordt gewerkt? Dan is de kans groot dat je in aanraking bent gekomen met een magnetische smiley! Dan bedoel ik niet de smiley’s die in alle soorten en maten te vinden zijn op iedere smartphone en pc, om saaie teksten te veranderen in een vrolijke boel. Ik heb het over de drie magnetische smiley’s welke niet meer weg te denken zijn uit de Lean wereld.
Groene magnetische smiley met een vrolijk gezicht
Gele magnetische smiley met een neutraal gezicht
Rode magnetische smiley met een somber gezicht
Het ontstaan van een smiley
Het is moeilijk te bedenken dat er een tijd is geweest zonder smiley’s. Wanneer de smiley is bedacht en wie nu precies de bedenker ervan is, is niet geheel duidelijk. Vanaf de jaren 70 van de 20e eeuw is de smiley steeds vaker te zien. Het werd een ware hype. Er werden allerlei producten verkocht met een smiley erop zoals mokken, T-shirts, stickers en vele andere items. Een smiley werd vaak gebruikt om kenbaar te maken wat of wie goed was. Zo zijn er bijvoorbeeld nog steeds keurmerken waar smiley’s worden uitgedeeld bij een beoordeling van de een organisatie.
Smiley in het productieproces
Wanneer de magnetische smiley zijn intrede heeft gedaan in de productieprocessen is niet bekend. In de loop der jaren zijn er veel varianten bedacht op de vrolijke smiley. Drie van deze varianten worden nu gebruikt als Lean-smiley. Magnetische smiley’s zijn geschikt voor het visualiseren van de status van allerlei variabele. Je kunt hier denken aan bijvoorbeeld Dagstart-borden of doelstellingenborden waar een whiteboard meestal de basis is.
Hoe is de Lean smiley te gebruiken in de praktijk?
Belangrijk voor de bedrijfsprocessen is het meten en volgen van de doelstellingen. Het vervolgens visueel maken van de metingen en de doelstellingen is een belangrijk element binnen de Lean-Manufacturing. Wanneer de magnetische smiley wordt gebruikt om inzicht te krijgen hoe de prestatie indicator (KPI) ervoor staat, is het voor iedereen in één oogopslag zichtbaar.
De rol van de magnetische smiley bij een dagstart
Een Lean-Dagstart maak het mogelijk om op een gestructureerde manier, met minimale tijdinspanning, de juiste afstemming te vinden van de diverse werkzaamheden op een afdeling. Naast de afstemming worden problemen besproken, acties uitgezet en worden voor de afdeling de belangrijkste kwaliteitsindicatoren besproken.
Voorbeeld van een Dagstart-bord in een ziekenhuis
Op veel afdelingen waar gewerkt wordt met een Dagstart, wordt de medewerker centraal gezet. Dit gebeurt door het inzetten van magnetische groene, gele en rode smiley. Er wordt namelijk gevraagd aan het begin van de dienst met welke smiley de medewerker zichzelf associeert. De reden dat dit gebeurt, is om boven tafel te krijgen wat eventueel het werkproces kan beïnvloeden. Denk hierbij aan knelpunten in diverse processen of actuele zaken in de thuissituatie. Door deze informatie kan er bijvoorbeeld rekening gehouden worden met het verdelen van de werkzaamheden.
De smiley’s zijn een goede indicator voor de teamleider of voor het management. Wanneer bijvoorbeeld alle medewerkers de dag beginnen met een groene smiley en aan het einde van de dag bij de evaluatie heeft iedereen een rode smiley dan is dit reden genoeg om met het team in gesprek te gaan en op zoek te gaan naar de oorzaak van de verandering.
De magnetische smiley hoort er helemaal bij!
De toepassing van de magnetische smiley zijn legio. Van visuele kwaliteitsindicator tot aan stemmingsmeter de smiley is een alleskunner. De Lean-smiley heeft zich bewezen als een echt stuk gereedschap welke niet meer is weg te denken uit de “Lean-tool-box”